การบริหารจัดการทรัพย์สิน IT ในองค์กร (IT Asset Management) คืออะไร? ทำอย่างไรให้ถูกวิธี เรามีคำตอบ

การบริหารจัดการทรัพย์สิน IT หรือ IT Asset Management (ITAM) คือ แนวทางการปฏิบัติสำหรับภาคธุรกิจที่มีการรวบรวมทรัพย์สิน IT ภายในองค์กรมาจัดการวงจรชีวิตการใช้งานว่าถูกนำไปใช้งาน บำรุงรักษา อัปเกรดและถูกนำไปกำจัดทิ้งเมื่อถึงเวลาหรือไม่

โดยมีการคำนึงถึงความรับผิดชอบในการจัดการด้านการเงิน  การจัดการด้านคลังสินค้า ด้านสัญญาและการบริหารความเสี่ยง เพื่อนำมาตัดสินใจในเชิงปฏิบัติและเชิงกลยุทธ์ต่อไป

เนื่องจากสภาพแวดล้อมทางด้าน IT มีความซับซ้อนและหลากหลายมากขึ้นตามการเติบโตของเทคโนโลยี เราจึงสามารถระบุได้อย่างง่ายๆ ว่า IT Asset หรือ ทรัพย์สิน IT ได้แก่

โครงสร้างพื้นฐานของฮาร์ดแวร์

อุปกรณ์เครือข่าย,ศูนย์กลางข้อมูล และอื่นๆ ที่องค์กรของคุณได้ซื้อมาและดำเนินการอยู่

ซอร์ฟแวร์ที่พัฒนาขึ้นเอง

สิ่งที่พนักงานไอทีของคุณเขียนหรือสร้างขึ้นภายในองค์กรที่คุณเป็นเจ้าของ

ใบอนุญาตซอฟแวร์

หรือบางคนจะเรียกว่า Common off the Shelf (COTS) ซึ่งเป็นสิ่งที่บุคคลอื่นสร้างขึ้นและคุณได้ซื้อใบอนุญาตนั้นมาเพื่อใช้งานเป็นระยะเวลาหนึ่ง โดยใบอนุญาตเป็นทรัพย์สินไม่ใช่ซอฟแวร์

อุปกรณ์ IT ขององค์กร

เช่น คอมพิวเตอร์ จอภาพ เครื่องพิมพ์ โทรศัพท์ และอุปกรณ์ทาง IT อื่นๆ สำหรับผู้ใช้งานในองค์กร ซึ่งถือเป็นทรัพย์สิน IT ทั้งสิ้น แต่ถ้าหากเป็นอุปกรณ์ IT ของตัวพนักงานเอง (Bring Your Own Device) จะไม่จัดอยู่ในทรัพย์สิน IT ขององค์กร

ข้อมูลดิจิทัลขององค์กร

ข้อมูลนั้นถือว่าเป็นทรัพย์สิน IT ขององค์กร ที่มีมูลค่าในการจัดการและดูแลรักษามากที่สุด ตลอดวงจรชีวิตการใช้งาน

เนื่องจากทรัพย์สิน IT ขององค์กร มักมีจำนวนค่อนข้างมาก รวมถึงมีค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูงในการได้มาและการดูแลรักษา ด้วยเหตุผลนี้การจัดการทรัพย์สิน IT จึงมีบทบาทสำคัญ ในการช่วยบริหารทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อรองรับความต้องการของผู้ใช้งานและช่วยจัดการระบบการทำงานทางธุรกิจ

เป้าหมายหลักของการจัดการทรัพย์สิน IT มีดังนี้

• เพื่อปฏิบัติตามนโยบายความปลอดภัยขององค์กร และข้อกำหนดด้านกฎระเบียบต่างๆ
• ปรับปรุงผลผลิตโดยการปรับใช้เทคโนโลยี เพื่อนำมาสนับสนุนความต้องการของผู้ใช้และธุรกิจ
• ลดจำนวนใบอนุญาตที่ไม่ใช้แล้ว ช่วยลดค่าใช้จ่ายต่างๆที่ไม่จำเป็น โดยการกำจัดหรือจัดสรรทรัพยากรและใบอนุญาตใหม่
• จำกัดงบส่วนเกินในการจัดการทรัพย์สิน IT

Plan (วางแผน)

วางแผนด้านกลยุทธ์และการตัดสินใจ ว่าทรัพย์สิน IT ส่วนใดบ้างที่จำเป็นต่อองค์กร รวมถึงการจัดหาวิธีการใช้และวิธีการคืนทุน

Acquire (ได้มาซึ่งทรัพย์สิน IT)

การจัดซื้อทรัพย์สิน IT ผ่านการสร้าง, ซื้อ , เช่า และการออกใบอนุญาต

Commission (การปฏิบัติการ)

แนะนำทรัพย์สิน IT รวมถึงการติดตั้ง การทำงานร่วมกับส่วนประกอบอื่นๆ การสร้างกระบวนการดำเนินงาน การสนับสนุนและการจัดเตรียมการเข้าถึงให้กับผู้ใช้

Maintain (การรักษา)

ขณะที่เราใช้ทรัพย์สิน IT การบำรุงรักษา ซ่อมแซม และอัปเกรด อาจเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับผู้ใช้ รวมถึงช่วยยืดอายุการใช้งาน ลดความเสี่ยง และลดค่าใช้จ่ายในส่วนอื่นๆ

Retire (การเลิกใช้ทรัพย์สิน IT)

เมื่อทรัพย์สิน IT นั้นๆสิ้นสุดอายุการใช้งานแล้ว จะต้องถูกทำลายหรือถูกแทนที่ด้วยทรัพย์สิน IT อื่นๆ  รวมถึงการอัปเดตบันทึกทรัพย์สิน การยกเลิกข้อตกลงในการสนับสนุนต่างๆ การต่ออายุใบอนุญาต และการวางแผนทรัพย์สินทดแทน

ซึ่งทุกคนมีการจัดการกับความเปลี่ยนแปลงและมีมุมมองที่แตกต่างกันในการจัดการทรัพย์สิน IT ถ้าหากยืนอยู่บนพื้นฐานความเข้าใจในความเหมือนและความต่างของการตัดสินใจเลือก ดังนั้นเมื่อทรัพย์สิน IT ถึงเวลาสิ้นสุดการใช้งาน คุณจะมีวิธีที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณในการวางกรอบการจัดการทรัพย์สิน IT เพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้และองค์กรมากที่สุด

แจ้งการจัดซื้อและการตัดสินใจในการปรับใช้

ประโยชน์ที่สำคัญของการจัดการทรัพย์สินทาง IT คือการทำความเข้าใจว่าคุณมีทรัพย์สิน IT อะไรและใช้ทำอะไรบ้าง การจัดการทรัพย์สิน IT ที่ปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอและถูกต้องจะช่วยให้องค์กรสามารถประเมินการตัดสินใจซื้อ รวมถึงการเลือกผู้จำหน่ายทรัพย์สิน IT

ซึ่งไม่เพียงแค่พิจารณาจากราคาที่ซื้อ แต่ต้องคำนึงถึงคุณภาพของทรัพย์สิน IT นั้นๆ รวมถึงการบริการหลังการขาย อีกทั้งการจัดการทรัพย์สิน IT ยังช่วยในการตัดสินใจและหลีกเลี่ยงการซื้อทรัพย์สิน IT ที่ไม่จำเป็นมากเกินไป

ความต่อเนื่องทางธุรกิจ

หากธุรกิจของคุณเกิดเหตุขัดข้องขึ้นมากลางคัน ข้อมูลทางทรัพย์สิน IT สามารถช่วยคุณประเมินผลกระทบที่จะเกิดขึ้น และช่วยตัดสินใจในการคืนค่าบริการให้กับผู้ใช้ได้

การปฏิบัติตามใบอนุญาตและการสมัครสมาชิก

หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับองค์กรไอทีสมัยใหม่คือการติดตามใบอนุญาตซอฟต์แวร์และการสมัครใช้งานระบบคลาวด์ที่อาจไม่ใช่ทรัพยากรที่องค์กรจำเป็นต้องใช้ ซึ่งถ้าหากไม่ปฏิบัติตาม จะไม่เพียงแต่เป็นความเสี่ยงทางกฏหมายและการเงินขององค์กรเท่านั้น แต่อาจก่อให้เกิดปัญหาทางค่าใช้จ่ายที่สูงเกินจะแก้ไขอีกด้วย

ค่าใช้จ่ายในการเป็นเจ้าของ (Total Cost of Ownership)

ค่าใช้จ่ายของทรัพย์สิน IT นั้นมีมากกว่าแค่การจ่ายเพื่อที่จะได้มาเท่านั้น แต่เพื่อสร้างมูลค่าให้กับทรัพย์สินนั้นๆ คุณจะต้องจัดการ อัปเดต และบำรุงรักษาตลอดอายุการใช้งานของมัน TCO คือการวัดค่าใช้จ่ายโดยรวม ในการเป็นเจ้าของและดำเนินการทรัพย์สิน IT รวมถึงการจัดการ TCO อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการซื้อทรัพย์สิน IT ซ้ำซ้อนหรือค่าใช้จ่ายอื่นๆที่ไม่จำเป็น

การกำหนดมาตรฐาน

อุปกรณ์ IT และซอร์ฟแวร์ที่ไม่ได้มาตรฐานอาจก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายจำนวนมากต่อองค์กร ซึ่งอาจส่งผลถึงประสิทธิภาพของพนักงาน IT เนื่องมาจากการขาดความเชี่ยวชาญในการจัดการทรัพย์สิน IT ที่ไม่ได้มาตรฐาน ดังนั้นการตั้งมาตรฐานกับทรัพย์สิน IT ไม่เพียงแต่ทำให้พนักงาน IT มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่รวมถึงผู้ใช้ยังสามารถสร้างความคุ้นเคยกับระบบและข้อมูลที่พวกเค้าใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Asia Data Destruction (ADD) เราเป็นผู้นำด้านการจัดการทรัพย์สิน IT จนถึงการทำลายข้อมูลที่มีประสบการณ์มามากกว่า 14 ปี และมีลูกค้ามากว่า 500 รายที่เชื่อมั่นในความเชี่ยวชาญในการบริหารและจัดการทรัพย์สิน IT ภายในองค์กรของเรา

ซึ่งการจัดการทรัพย์สิน IT ของเรานั้น ได้ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของทรัพย์สินและข้อมูลของลูกค้าเป็นอย่างมาก รวมถึงการทำลายข้อมูลที่เป็นบริการหลักในธุรกิจของเรา ซึ่งถือเป็นกระบวนการสุดท้ายในการจัดการทรัพย์สิน IT (Retire) โดยได้รับรองมาตรฐานความปลอดภัยจากหน่วยงานระดับโลก

เรามั่นใจได้ว่าข้อมูลและทรัพย์สินของลูกค้าของเราทุกคนจะได้รับการปกป้องดูแลในทุกขั้นตอนเปรียบเสมือนเป็นข้อมูลของเราเอง