แนวทางการจัดการข้อมูลที่ถูกต้อง Data Management สำหรับองค์กร

Data Management for Organization

การเพิ่มมากขึ้นของข้อมูลในปัจจุบันทำให้ข้อมูลเหล่านั้นถูกมองว่าเป็นทรัพยากรที่สามารถนำมาใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจได้ สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินธุรกิจและช่วยลดต้นทุนได้เช่นกัน

แต่ “ข้อมูลที่มากเกินไปอาจไร้ประโยชน์ หากไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้องและเหมาะสม”

ความหมายของ “การจัดการข้อมูล” หรือ “Data Management” คือ การควบคุมข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึง การเก็บรักษา ไปจนถึงการทำลายข้อมูลตามวงจรชีวิต (Data Life Cycle) ซึ่งการจัดการข้อมูลถือเป็นหนึ่งในแนวทางการปฏิบัติที่จะทำให้ข้อมูลกลายเป็นทรัพยากรที่มีค่ามากยิ่งขึ้น

การจะจัดการกับข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ (Data Management) องค์กรจำเป็นต้องมีกลยุทธ์และวิธีการที่เชื่อถือได้ ทั้งในการเข้าถึง การควบคุม การจัดเก็บ การเตรียมข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์และการล้างข้อมูล โดยในยุคดิจิทัลข้อมูลส่วนใหญ่มักจะหลั่งไหลเข้าสู่องค์กรจากหลากหลายแหล่ง ไม่ว่าจะเป็นระบบการปฏิบัติงาน การทำธุรกรรม สแกนเนอร์ เซ็นเซอร์ อุปกรณ์อัจฉริยะ โซเชียลมีเดีย วิดีโอและข้อความ เป็นต้น

ซึ่ง Big data จำนวนมากที่หลั่งไหลเข้ามาได้กลายเป็นหัวใจหลักของธุรกิจยุคใหม่ แต่ก่อนจะนำไปใช้ได้องค์กรจะต้องมีการจัดการอย่างเหมาะสมเสียก่อน และนี่คือภาพรวมของการจัดการข้อมูลอย่างละเอียด

แนวทางการจัดการข้อมูล DATA MANAGEMENT สำหรับองค์กร

1. เริ่มต้นใช้ซอฟต์แวร์หรือจ้างบริษัทดูแลการจัดการข้อมูล

ข้อมูลขนาดใหญ่มักมีผลกระทบต่อธุรกิจในเกือบทุกอุตสาหกรรมหากไม่มีการจัดการดูแลที่ถูกต้อง จึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่องค์กรหรือบริษัทต่างๆควรจะต้องมีระบบจัดการข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์หรือการใช้บริการบริษัทดูแลการจัดการข้อมูลพื่อให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมหาศาล ง่ายต่อการทำความเข้าใจสถานการณ์และวางแผน ซึ่งการจัดการข้อมูลที่ดีจะเป็นขั้นตอนสำคัญสู่ความสมบูรณ์ของการจัดเก็บข้อมูลที่ดีขึ้น และสร้างความมั่นใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลของคุณ

การเลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดการข้อมูล ก็มีหลากหลายประเภทให้เลือกตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน

โดยระบบเหล่านี้ นอกจากจะช่วยจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีการประมวลผลและวิเคราะห์ออกมาเป็นรายงาน (report) สรุปความรู้และข้อมูลเชิงลึกได้ทันทีแล้ว ยังสามารถใช้จัดการกิจกรรมต่างๆ ต่อได้ เช่น ระบบ CRM สามารถใช้ส่งอีเมลหาลูกค้าได้ ระบบ EHR ใช้สั่งใบสั่งยาได้ หรือระบบ WMS สามารถทำบัญชีได้ด้วย 

2. มีการวางแผนระบบจัดการข้อมูลภายในองค์กร

เมื่อได้ซอฟต์แวร์หรือบริษัทที่รับจ้างวางระบบจัดการข้อมูลแล้ว องค์กรควรมีการวางแผนการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบภายในองค์กรเองด้วย เพื่อจัดการกับวงจรชีวิตของข้อมูล (Data Life Cycle) ไม่ว่าจะเป็นการรวบรวม การจัดเก็บข้อมูล การใช้งานและวิเคราะห์ การเผยแพร่ การเก็บข้อมูลถาวรหรือทำลายข้อมูล เพื่อให้องค์กรของคุณสามารถนำข้อมูลไปต่อยอดได้อย่างเต็มที่

โดยเริ่มจากการทำงานในเชิงรุก (Proactive) องค์กรจะต้องมีการวางลำดับความสำคัญ (Priority) ในการใช้ข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งคนที่เป็นคนจัดการ Data ภายในองค์กรจำเป็นต้องรู้ว่าใครบ้างเป็นคนที่ใช้ข้อมูล ใช้ข้อมูลอะไรบ้าง และทำไมถึงต้องใช้ข้อมูลส่วนนั้น

ยกตัวอย่างเช่น การใช้งานข้อมูลในฝั่ง Marketing และฝั่ง HR ก็มีความแตกต่างกัน Marketing ก็มักจะเป็นข้อมูล External มากกว่า Internal ที่ทาง HR จะมีเยอะกว่า ซึ่งแน่นอนว่าแบบ การใช้ data (Data Consumption) ก็จะมีความต้องการที่แตกต่างกัน ซึ่งคนที่เข้ามาจัดการข้อมูลขององค์กรจะต้องเข้าใจผู้ใช้งาน ไปจนถึงเกณฑ์หรือปัจจัยที่จะเก็บข้อมูลถาวรหรือทำลายข้อมูล ตลอดจนการมอบสิทธิ์และบทบาทในการเข้าถึงและใช้ข้อมูลในองค์กร เป็นต้น

3. มีการป้องกันและรักษาปลอดภัยของข้อมูล (Security)

ความปลอดภัยของข้อมูลถือเป็นเรื่องสำคัญอันดับหนึ่งที่องค์กรควรจะต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก ต้องมีการรักษาให้ปลอดภัยและป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล ทั้งเพื่อรักษาผลประโยชน์ขององค์กร บริษัทและทั้งเพื่อปกป้องสิทธิ์ในการเข้าถึงของมูลอย่างเช่น การเข้าถึงข้อมูลของลูกค้า เป็นต้น 

โดยในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ระบบจัดการข้อมูล ควรจะพิจารณาระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญ เพื่อที่องค์กรจะได้ไม่ต้องกังวลกับการถูกคุกคามความปลอดภัยจากโลกไซเบอร์ (Cybersecurity Threats) อย่างการขโมยข้อมูลบริษัทหรือการเรียกค่าไถ่ข้อมูล 

นอกจากนี้ ควรตั้งหน่วยงานในองค์กรสำหรับดูแลเรื่องการจัดการและรักษาข้อมูลโดยเฉพาะ เช่น ฝ่าย IT ที่มีความรู้ในการจัดการกับข้อมูลและโลกไซเบอร์

4. มอบหมายบทบาทและแยกประเภทของข้อมูล

จำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลตามบทบาท และมอบหมายบทบาทในการเข้าถึงและใช้ข้อมูล ให้กับพนักงานหรือคนที่เกี่ยวข้องเพื่อควบคุมการเข้าถึงและรักษาความปลอดภัยข้องข้อมูล 

ข้อมูลประเภทใดที่มีความสุ่มเสี่ยงหรืออ่อนไหวสูง ควรมอบหมายให้กับพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ที่ผ่านการอบรมหรือตกลงเงื่อนไขในการใช้ข้อมูลเป็นอย่างดี อะไรเผยแพร่ได้หรือไม่ได้ต้องระบบให้ชัดเจน 

นอกจากนี้ อีกสิ่งที่ต้องทำ คือ การจัดประเภทข้อมูล โดยทั่วไปแล้วในซอฟต์แวร์จัดการข้อมูลจะแบ่งประเภทการเข้าถึงข้อมูลไว้อยู่แล้ว ซึ่งสามารถมอบสิทธิ์เข้าถึง (access permission) ให้ได้ตามบทบาท แต่สำหรับข้อมูลที่องค์กรจัดการเอง ก็ควรแบ่งประเภทข้อมูลเพื่อให้ง่ายต่อการให้สิทธิ์

5. สร้างความเข้าใจกับคนในองค์กร (Educate)

หลังจากมีการวางแผนจัดการข้อมูล กำหนดบทบาทและกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลแล้ว องค์กรจะต้องสร้างความเข้าใจให้กับพนักงานและเจ้าหน้าที่ว่าจะมีการจัดการกับข้อมูลอย่างไรบ้าง ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลบางประเภทไม่จำเป็นต้องเก็บ ข้อมูลบางประเภทสามารถทำลายได้เลยหรือข้อมูลบางประเภทอย่างข้อมูลภาษีที่ต้องมีการเก็บถาวร ซึ่งนอกจากการสร้างความเข้าใจแล้ว องค์กรควรจะมอบหมายหน้าที่ในการจัดการข้อมูลให้กับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องว่าต้องทำอะไรกับข้อมูลบ้าง

สรุป

ซึ่งการจัดการข้อมูล (Data Management) อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพจะสามารถช่วยลดปัญหาเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลได้ เช่น การรั่วไหลของข้อมูล การไม่มีข้อมูลทางการเงินอ้างอิง ไม่มีข้อมูลแสดงศักยภาพที่แท้จริงของสายผลิต ไม่สามารถหาต้นต่อของค่าใช้จ่ายที่สามารถควบคุมได้ เป็นต้น

การจัดการข้อมูลเป็นแนวทางปฏิบัติ เพื่อจัดการความต้องการวงจรข้อมูลขององค์กรในลักษณะที่มีประสิทธิภาพที่สามารถนำไปใช้ได้จริงและเป็นประโยชน์ ในระดับพื้นฐานที่สุด เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดขององค์กรมีความถูกต้องและสม่ำเสมอ เข้าถึงได้ง่ายและปลอดภัยอย่างเหมาะสม

นอกจากจะเป็นวิธีกำจัดรูปแบบที่ซ้ำกันและสร้างมาตรฐานแล้ว การจัดการข้อมูลยังเป็นการวางรากฐานสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลอีกด้วย หากไม่มีแผนการจัดการข้อมูลหลักที่ดี การวิเคราะห์ก็แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยและที่แย่ที่สุดจะทำให้องค์กรของคุณหมดความน่าเชื่อถือไปได้

แหล่งที่มา: Data Management คือ

You May Also Like

HDD Degausser SSD DESTROYER เครื่องเจาะทำลายฮาร์ดดิสก์
5 เทรนด์ Trend ความเป็นส่วนตัว privacy personal data ที่จะส่งผลไปอีก 2 ปีข้างหน้า
PDPA SMEs Personal Data Protection Act
คอมเก่า ความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูลจากอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลเก่า ฮาร์ดแวร์เก่า ที่เลิกใช้งานแล้ว
DPO
Data management for Organization
PDPA Right of the Data Subject
ทำลายกระดาษ ทำลายเอกสารมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร
ย้ายข้อมูล-windows-mac-คอมเก่า-คอมใหม่