แนวทางการจัดการข้อมูล Data Management สำหรับองค์กร

[av_four_fifth first min_height=” vertical_alignment=’av-align-top’ space=” row_boxshadow=” row_boxshadow_color=” row_boxshadow_width=’10’ custom_margin=” margin=’0px’ mobile_breaking=” border=” border_color=” radius=’0px’ padding=’0px’ column_boxshadow=” column_boxshadow_color=” column_boxshadow_width=’10’ background=’bg_color’ background_color=” background_gradient_color1=” background_gradient_color2=” background_gradient_direction=’vertical’ src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ highlight=” highlight_size=” animation=” link=” linktarget=” link_hover=” title_attr=” alt_attr=” mobile_display=” id=” custom_class=” template_class=” aria_label=” av_uid=’av-60mq34′ sc_version=’1.0′] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3easepn’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”]

แนวทางการจัดการข้อมูลที่ถูกต้อง Data Management สำหรับองค์กร

[/av_textblock] [av_image src=’https://asiadatadestruction.com/wp-content/uploads/2022/05/data-management-destruction-organization-1-1200×628.png’ attachment=’7319′ attachment_size=’medium’ copyright=” caption=” styling=” align=’center’ font_size=” overlay_opacity=’0.4′ overlay_color=’#000000′ overlay_text_color=’#ffffff’ animation=’no-animation’ hover=” appearance=” link=” target=” title_attr=” alt_attr=” lazy_loading=’disabled’ id=” custom_class=” template_class=” av_element_hidden_in_editor=’0′ av_uid=’av-32jhsw’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”][/av_image] [av_hr class=’invisible’ icon_select=’yes’ icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’ position=’center’ shadow=’no-shadow’ height=’10’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’50px’ custom_margin_top=’30px’ custom_margin_bottom=’30px’ custom_border_color=” custom_icon_color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-3iaer4′ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3eabft9′ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”] การเพิ่มมากขึ้นของข้อมูลในปัจจุบัน ทำให้ข้อมูลเหล่านั้น ถูกมองว่าเป็นทรัพยากรที่สามารถนำมาใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจได้ สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินธุรกิจและช่วยลดต้นทุนได้เช่นกัน
[/av_textblock] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3each35′ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”]

แต่ “ข้อมูลที่มากเกินไปอาจไร้ประโยชน์ หากไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้องและเหมาะสม”

[/av_textblock] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3eadaiq’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”] ความหมายของ “การจัดการข้อมูล” หรือ “Data Management” คือ การควบคุมข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึง การเก็บรักษา ไปจนถึงการทำลายข้อมูลตามวงจรชีวิต (Data Life Cycle) ซึ่งการจัดการข้อมูลถือเป็นหนึ่งในแนวทางการปฏิบัติ ที่จะทำให้ข้อมูลกลายเป็นทรัพยากรที่มีค่ามากยิ่งขึ้น
[/av_textblock] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3idpzef’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”] การจะจัดการกับข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ (Data Management) องค์กรจำเป็นต้องมีกลยุทธ์และวิธีการที่เชื่อถือได้ ทั้งในการเข้าถึง การควบคุม การจัดเก็บ การเตรียมข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์และการล้างข้อมูล โดยในยุคดิจิทัลข้อมูลส่วนใหญ่มักจะหลั่งไหลเข้าสู่องค์กรจากหลากหลายแหล่ง ไม่ว่าจะเป็นระบบการปฏิบัติงาน การทำธุรกรรม สแกนเนอร์ เซ็นเซอร์ อุปกรณ์อัจฉริยะ โซเชียลมีเดีย วิดีโอและข้อความเป็นต้น
[/av_textblock] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3ig5jtl’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”] ซึ่ง Big data จำนวนมากที่หลั่งไหลเข้ามาได้กลายเป็นหัวใจหลักของธุรกิจยุคใหม่ แต่ก่อนจะนำไปใช้ได้องค์กรจะต้องมีการจัดการอย่างเหมาะสมเสียก่อน และนี่คือภาพรวมของการจัดการข้อมูลอย่างละเอียด

แนวทางการจัดการข้อมูล DATA MANAGEMENT สำหรับองค์กร

[/av_textblock] [av_hr class=’invisible’ icon_select=’yes’ icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’ position=’center’ shadow=’no-shadow’ height=’10’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’50px’ custom_margin_top=’30px’ custom_margin_bottom=’30px’ custom_border_color=” custom_icon_color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-230zkg’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3eaf6jn’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”]

1. เริ่มต้นใช้ซอฟต์แวร์หรือจ้างบริษัทดูแลการจัดการข้อมูล

ข้อมูลขนาดใหญ่มักมีผลกระทบต่อธุรกิจ ในเกือบทุกอุตสาหกรรมหากไม่มีการจัดการดูแลที่ถูกต้อง จึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่องค์กรหรือบริษัทต่างๆควรจะต้องมีระบบจัดการข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์หรือการใช้บริการบริษัทดูแลการจัดการข้อมูล เพื่อให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมหาศาล ง่ายต่อการทำความเข้าใจสถานการณ์และวางแผน ซึ่งการจัดการข้อมูลที่ดีจะเป็นขั้นตอนสำคัญสู่ความสมบูรณ์ของการจัดเก็บข้อมูลที่ดีขึ้น และสร้างความมั่นใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลของคุณ

การเลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดการข้อมูล ก็มีหลากหลายประเภทให้เลือกตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน

โดยระบบเหล่านี้ นอกจากจะช่วยจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีการประมวลผลและวิเคราะห์ออกมาเป็นรายงาน (report) สรุปความรู้และข้อมูลเชิงลึกได้ทันทีแล้ว ยังสามารถใช้จัดการกิจกรรมต่างๆ ต่อได้ เช่น ระบบ CRM สามารถใช้ส่งอีเมลหาลูกค้าได้ ระบบ EHR ใช้สั่งใบสั่งยาได้ หรือระบบ WMS สามารถทำบัญชีได้ด้วย 

[/av_textblock] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3eagh4h’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”]

2. มีการวางแผนระบบจัดการข้อมูลภายในองค์กร

เมื่อได้ซอฟต์แวร์หรือบริษัทที่รับจ้างวางระบบจัดการข้อมูลแล้ว องค์กรควรมีการวางแผนการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบภายในองค์กรเองด้วย เพื่อจัดการกับวงจรชีวิตของข้อมูล (Data Life Cycle) ไม่ว่าจะเป็นการรวบรวม การจัดเก็บข้อมูล การใช้งานและวิเคราะห์ การเผยแพร่ การเก็บข้อมูลถาวรหรือทำลายข้อมูล เพื่อให้องค์กรของคุณสามารถนำข้อมูลไปต่อยอดได้อย่างเต็มที่

โดยเริ่มจากการทำงานในเชิงรุก (Proactive) องค์กรจะต้องมีการวางลำดับความสำคัญ (Priority) ในการใช้ข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งคนที่เป็นคนจัดการ Data ภายในองค์กรจำเป็นต้องรู้ว่าใครบ้างเป็นคนที่ใช้ข้อมูล ใช้ข้อมูลอะไรบ้าง และทำไมถึงต้องใช้ข้อมูลส่วนนั้น

ยกตัวอย่างเช่น การใช้งานข้อมูลในฝั่ง Marketing และฝั่ง HR ก็มีความแตกต่างกัน Marketing ก็มักจะเป็นข้อมูล External มากกว่า Internal ที่ทาง HR จะมีเยอะกว่า ซึ่งแน่นอนว่าแบบ การใช้ data (Data Consumption) ก็จะมีความต้องการที่แตกต่างกัน ซึ่งคนที่เข้ามาจัดการข้อมูลขององค์กรจะต้องเข้าใจผู้ใช้งาน ไปจนถึงเกณฑ์หรือปัจจัยที่จะเก็บข้อมูลถาวรหรือทำลายข้อมูลตลอดจนการมอบสิทธิ์และบทบาทในการเข้าถึงและใช้ข้อมูลในองค์กร เป็นต้น
[/av_textblock] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3eagyhm’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”]

3. มีการป้องกันและรักษาปลอดภัยของข้อมูล (Security)

ความปลอดภัยของข้อมูลถือเป็นเรื่องสำคัญอันดับหนึ่งที่องค์กรควรจะต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก ต้องมีการรักษาให้ปลอดภัยและป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล ทั้งเพื่อรักษาผลประโยชน์ขององค์กร บริษัทและทั้งเพื่อปกป้องสิทธิ์ในการเข้าถึงของมูลอย่างเช่น การเข้าถึงข้อมูลของลูกค้า เป็นต้น 

โดยในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ระบบจัดการข้อมูล ควรจะพิจารณาระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญ เพื่อที่องค์กรจะได้ไม่ต้องกังวลกับการถูกคุกคามความปลอดภัยจากโลกไซเบอร์ (Cybersecurity Threats) อย่างการขโมยข้อมูลบริษัทหรือการเรียกค่าไถ่ข้อมูล 

นอกจากนี้ ควรตั้งหน่วยงานในองค์กรสำหรับดูแลเรื่องการจัดการและรักษาข้อมูลโดยเฉพาะ เช่น ฝ่าย IT ที่มีความรู้ในการจัดการกับข้อมูลและโลกไซเบอร์
[/av_textblock] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3eahk1c’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”]

4. มอบหมายบทบาทและแยกประเภทของข้อมูล

จำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลตามบทบาท และมอบหมายบทบาทในการเข้าถึงและใช้ข้อมูล ให้กับพนักงานหรือคนที่เกี่ยวข้องเพื่อควบคุมการเข้าถึงและรักษาความปลอดภัยข้องข้อมูล 

ข้อมูลประเภทใดที่มีความสุ่มเสี่ยงหรืออ่อนไหวสูง ควรมอบหมายให้กับพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ที่ผ่านการอบรมหรือตกลงเงื่อนไขในการใช้ข้อมูลเป็นอย่างดี อะไรเผยแพร่ได้หรือไม่ได้ต้องระบบให้ชัดเจน 

นอกจากนี้ อีกสิ่งที่ต้องทำ คือ การจัดประเภทข้อมูล โดยทั่วไปแล้วในซอฟต์แวร์จัดการข้อมูลจะแบ่งประเภทการเข้าถึงข้อมูลไว้อยู่แล้ว ซึ่งสามารถมอบสิทธิ์เข้าถึง (access permission) ให้ได้ตามบทบาท แต่สำหรับข้อมูลที่องค์กรจัดการเอง ก็ควรแบ่งประเภทข้อมูลเพื่อให้ง่ายต่อการให้สิทธิ์
[/av_textblock] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3eaiomb’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”]

5. สร้างความเข้าใจกับคนในองค์กร (Educate)

หลังจากมีการวางแผนจัดการข้อมูล กำหนดบทบาทและกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลแล้ว องค์กรจะต้องสร้างความเข้าใจให้กับพนักงานและเจ้าหน้าที่ว่าจะมีการจัดการกับข้อมูลอย่างไรบ้าง ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลบางประเภทไม่จำเป็นต้องเก็บ ข้อมูลบางประเภทสามารถทำลายได้เลยหรือข้อมูลบางประเภทอย่างข้อมูลภาษีที่ต้องมีการเก็บถาวร ซึ่งนอกจากการสร้างความเข้าใจแล้ว องค์กรควรจะมอบหมายหน้าที่ในการจัดการข้อมูลให้กับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องว่าต้องทำอะไรกับข้อมูลบ้าง
[/av_textblock] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-4hs24g’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”] สรุป

ซึ่งการจัดการข้อมูล (Data Management) อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพจะสามารถช่วยลดปัญหาเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลได้ เช่น การรั่วไหลของข้อมูล การไม่มีข้อมูลทางการเงินอ้างอิง ไม่มีข้อมูลแสดงศักยภาพที่แท้จริงของสายผลิต ไม่สามารถหาต้นต่อของค่าใช้จ่ายที่สามารถควบคุมได้ เป็นต้น

การจัดการข้อมูลเป็นแนวทางปฏิบัติ เพื่อจัดการความต้องการวงจรข้อมูลขององค์กร ในลักษณะที่มีประสิทธิภาพที่สามารถนำไปใช้ได้จริงและเป็นประโยชน์ ในระดับพื้นฐานที่สุด เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดขององค์กรมีความถูกต้องและสม่ำเสมอ เข้าถึงได้ง่ายและปลอดภัยอย่างเหมาะสม

นอกจากจะเป็นวิธีกำจัดรูปแบบที่ซ้ำกันและสร้างมาตรฐานแล้ว การจัดการข้อมูลยังเป็นการวางรากฐานสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลอีกด้วย หากไม่มีแผนการจัดการข้อมูลหลักที่ดี การวิเคราะห์ก็แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยและที่แย่ที่สุดจะทำให้องค์กรของคุณหมดความน่าเชื่อถือไปได้

แหล่งที่มา: Data Management คือ
[/av_textblock] [av_social_share title=’Share this entry’ buttons=’custom’ btn_action=” share_facebook=’aviaTBshare_facebook’ share_twitter=’aviaTBshare_twitter’ share_pinterest=’aviaTBshare_pinterest’ share_linkedin=’aviaTBshare_linkedin’ share_tumblr=’aviaTBshare_tumblr’ share_mail=’aviaTBshare_mail’ yelp_link=’https://www.yelp.com’ facebook_profile=” twitter_profile=” whatsapp_profile=” pinterest_profile=” reddit_profile=” linkedin_profile=” tumblr_profile=” vk_profile=” mail_profile=” yelp_profile=” five_100_px_profile=” behance_profile=” dribbble_profile=” flickr_profile=” instagram_profile=” skype_profile=” soundcloud_profile=” vimeo_profile=” xing_profile=” youtube_profile=” style=” alignment=” alb_description=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3eb8f9m’ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”] [av_hr class=’default’ icon_select=’yes’ icon=’ue808′ position=’center’ shadow=’no-shadow’ height=’50’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’50px’ custom_margin_top=’30px’ custom_margin_bottom=’30px’ custom_border_color=” custom_icon_color=” av-desktop-hide=” av-medium-hide=” av-small-hide=” av-mini-hide=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-4ro2hc’ sc_version=’1.0′] [av_textblock size=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” font_color=” color=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l5rn9kd7′ sc_version=’1.0′ admin_preview_bg=”] You May Also Like
[/av_textblock] [av_postslider link=’category’ wc_prod_visible=” wc_prod_hidden=’hide’ wc_prod_featured=” prod_order_by=” prod_order=” date_filter=” date_filter_start=” date_filter_end=” date_filter_format=’yy/mm/dd’ items=’9′ offset=’0′ contents=’excerpt’ columns=’3′ preview_mode=’auto’ image_size=’portfolio’ autoplay=’no’ interval=’5′ lazy_loading=’disabled’ alb_description=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-l3i78cq8′ sc_version=’1.0′] [/av_four_fifth][av_one_fifth min_height=” vertical_alignment=’av-align-top’ space=” row_boxshadow=” row_boxshadow_color=” row_boxshadow_width=’10’ custom_margin=” margin=’0px’ mobile_breaking=” border=” border_color=” radius=’0px’ padding=’0px’ column_boxshadow=” column_boxshadow_color=” column_boxshadow_width=’10’ background=’bg_color’ background_color=” background_gradient_color1=” background_gradient_color2=” background_gradient_direction=’vertical’ src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ highlight=” highlight_size=” animation=” link=” linktarget=” link_hover=” title_attr=” alt_attr=” mobile_display=” id=” custom_class=” template_class=” aria_label=” av_uid=’av-9eszk’ sc_version=’1.0′] [av_sidebar widget_area=’Sidebar Blog’ av_uid=’av-2pqw0g’] [/av_one_fifth]